COMPLIANCE PASSO A PASSO

Compliance passo a passo, vamos traçar o percurso dos 9 pilares que compõe um programa de compliance efetivo, e demonstrar os benefícios para as empresas.

Já aproveita para conhecer melhor o Compliance Trabalhista ou Programa de Integridade.

Só não esqueça de baixar o e-book.

Assim, o Compliance na ciência do Direito é multifacetado há Compliance: Criminal; Tributário; Trabalhista e Previdenciário, Ambiental, Concorrencial, Financeiro, Regulatório.

Por fim, o Compliance Anticorrupção, que atualmente está sendo muito demandado.

No post de hoje vamos aprender o que é o programa compliance e seus pilares para que seja efetivo.

Afinal o que é o Programa de Compliance?

Em síntese é a reunião de procedimentos para cumprir, ou estar de acordo, ou ainda em conformidade com a legislação, padrões éticos e regras de condutas específicas do setor de negócios.

O Programa de Compliance é pautado em 3 linhas de atuação: prevenção, identificação e remediação do ato ilegal no mundo empresarial, principalmente no trato com a Administração Pública (compliance anticorrupção).

De modo, que as etapas do compliance necessariamente devem seguir os passos descritos adiante, e na ordem que será apresentada.

1. Primeiro Pilar do Compliance: Compromisso da Alta Direção

O primeiro e mais importante passo é o Empresário compreender a importância dos benefícios do Programa de Compliance para sua empresa.

Uma vez, que o Empresário está consciente da importância do compliance, todo o processo de implementação torna-se fácil, pois contribui para o engajamento dos colaboradores.

Portanto, o apoio claro e incondicional da alta cúpula da empresa (aquele que decide, o dono, CEO, presidente) é decisivo para o sucesso do Programa de Compliance na empresa.

Por conseguinte, com o compromisso firmado o Empresário está consciente da importância de dar autonomia e independência financeira ao Compliance Officer, para atuar na efetividade do programa.

2. Segundo Pilar do Compliance: Compliance Officer

Porquanto, para a implementação e acompanhamento do Programa de Compliance são necessários recursos financeiros e contratação de funcionários.

Ao menos, a contratação ou o remanejamento de um funcionário para assumir o papel do Compliance Officer.

Em resumo, o Compliance Officer é o responsável pelo departamento de compliance, e conduzir a administração e acompanhamento do programa, no intuito de garantir sua efetividade.

Afinal você sabia que um Compliance Officer ganha em média de R$ 15 a R$ 20 MIL reais?

3. Terceiro Pilar do Compliance: Avaliação de riscos de Compliance

A tríade identificar, prevenir e remediar riscos é a base da avaliação de riscos de compliance.

Logo é a principal função do Compliance Officer, que estará a todo momento identificando, prevenindo e mitigando riscos de compliance.

Após os riscos identificados é importante mensurar e classificar os riscos, conforme o seu poder destrutivo para a empresa, claro que priorizando os mais danosos.

Assim, a periodicidade da avaliação de riscos garante a efetividade do programa de compliance.

De modo, que a gestão dos riscos tem por finalidade manter o programa de compliance vivo e constantemente efetivo, pois, mantém a empresa consciente e alerta dos riscos que lhe são peculiares.

4. Quarto Pilar do Compliance: Código de conduta, Políticas e Controles Internos

Neste ponto, o Código de conduta é o coração de qualquer Programa de Compliance, equivale à Constituição de um País.

De modo, que este código consiste no arcabouço normativo das condutas internas a serem observados por todos na empresa.

Em síntese, é o conjunto de direitos e deveres que disciplina o cotidiano de todos na empresa, direção, funcionários, fornecedores, parceiros e principalmente os terceirizados.

Em suma, o código é necessário para exigir de todos o compromisso com a integridade.

Já as políticas internas são as normas de temas específicos, que regulamentam o Código de Conduta.

Assim, elas são a política de relacionamento com o cliente; anticorrupção; conflito de interesse; viagens, presentes e entretenimento; eventos; doações e patrocínios.

Ainda política de investigações internas; não retaliação; uso de informações privilegiadas; descriminação e assédio; entre outros.

Ademais, os controles internos são os registros operacionais dos procedimentos adotados para monitorar a execução do Programa de Compliance.

Visto que garante os objetivos da empresa, ainda escrituração financeira confiável e a documentação adequada de todo o programa.

O mais importante a conformidade com as legislações brasileiras.

De modo, que este arcabouço normativo consiste nas tarefas atribuídas ao Compliance Officer.

5. Quinto Pilar do Compliance: Comunicação e Treinamento

Do exposto, é importante que todos na empresa conheçam o programa e sejam treinados a garantir sua execução no dia a dia.

Assim, deve ser feito comunicação e treinamento periódicos com cunho educativo para disseminação das políticas, normas, valores, condutas corretas e éticas nos negócios.

Portanto, as comunicações periódicas servem para dá publicidade e promover a interação dos colaboradores, e ainda reforçando as condutas de compliance no dia a dia da empresa.

6. Sexto Pilar do Compliance: Canal de denúncias

O canal de denúncia é o veículo de comunicação para o público, funcionários e parceiros informarem a violação de conduta e políticas.

Mesmo para informar a ocorrência condutas inadequadas de funcionários e terceiros ligados a empresa, ou ainda relatar a ocorrência de crimes na empresa.

Logo para garantir o objetivo deste canal é importante que ele preserve o anonimato dos denunciantes.

Em função disto, a ICTS outsourcing divulgou as seguintes estatísticas a respeito dos canais de denúncias:

– 61,8% das denúncias chegam através de website;

– 70,1% das denúncias são anônimas;

– 92% dos denunciantes são colaboradores;

– 58,9% dos denunciados são líderes/gestores ou colegas de trabalho do mesmo setor.

Por conseguinte, é importante acrescer a estatística feita pela Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) maior organização antifraude do mundo.

Em sua décima edição do Report of the Nations2018 constatou que 40% das 2.690 fraudes ocorridas em 125 países, entre 2016 e 2017, foram detectadas através de canais de denúncias.

Portanto, o canal de denúncia garante a dinâmica do departamento de Compliance, e ajudar a descobrir os riscos mais eminentes, sendo extremamente importante sua implantação.

7. Sétimo Pilar de Compliance: Investigações Internas e Reportar

Enfim, as denúncias devem obrigatoriamente serem investigadas.

De modo, que a investigação interna é considerada o requisito mais importante do programa de compliance, e o que demanda mais atenção do Compliance Officer.

Isto é, sua importância reside no fato de que é possível acompanhar riscos obscuros que o Compliance Officer e a Auditoria externa não conseguem enxergar.

De modo que, os processos de averiguações dos fatos garantam a identificação dos responsáveis e aplicação das sanções ou medidas corretivas.

Apesar das investigações internas serem de responsabilidade do Compliance Officer, quando são conduzidas por profissionais externos proporcionam mais credibilidade e asseguram a imparcialidade dos resultados.

Reportar significa atribuir ou referir fatos, informações ou responsabilidade a alguém.

De modo, que denúncias após investigadas se concluir ter violado a legislação devem ser reportadas as autoridades competentes, para que as medidas cabíveis sejam aplicadas.

Logo, o objetivo é sanar os riscos e prevenir novos atos ilegais, também identificar onde melhorias podem ser feitas.

Ainda demostrar o compromisso da empresa com o Programa de Compliance.

8. Oitavo Pilar do Compliance: Monitoramento e Auditoria

A princípio, o monitoramento consiste na análise constante da documentação e informações dos controles internos para checagem da conformidade.

Assim, o monitoramento mantém a efetividade e a identificação de falhas no programa.

De modo, que possibilita a correção das falhas de imediato e a prevenção de novos riscos. Ainda ressalta que é válido entrevistar os colaboradores e colher sugestões.

A auditoria é o exame analítico e sistemático do contexto, e das rotinas empresariais, conforme o setor de atuação que esteja inserida a empresa.

O ambiente legal que ela atua para revelar a complexidade dos riscos que envolvem tal empresa.

Logo todo o desvio de conformidade deve ser destacado em relatório com sua respectiva recomendação para a correção.

Ainda, um plano de ação com prazo para as correções serem executadas.

Enfim, a auditoria deve ser feita de dois modos: interno pelo Compliance Officer e externo por uma auditoria independente anualmente.

Por certo, que auditoria independente é de extrema importância, devido sua isenção, e uma vez que o auditor independente não está envolvido com o cotidiano e vícios da empresa.

Em síntese, o objetivo é verificar se o programa está funcionando como planejado, e quais os pontos precisam de atualização para manter a efetividade.

9. Nono Pilar do Compliance: Due Diligence de Terceiros ou (re)Estruturação Societária

Due diligence traduzida literalmente diligência, mas de forma a compreender com mais assertividade, é a diligência prévia.

Portanto, a investigação prévia da reputação, situação financeira e histórico dos parceiros de negócios, despachantes, intermediários, corretores, representantes comerciais, entre outros.

Bem como, averiguar a reputação dos parceiros de negócios para evitar responsabilização subsidiária e sucessória, ou seja, se tornando responsável pelas ilegalidades deste terceiro.

Enfim, buscar conhecimento aprofundado do parceiro de negócios e evitar comprar problemas.

Então, o objetivo é evitar que sua empresa fique associada a outra empresa antiética, com histórico de práticas comerciais inaceitáveis, e que tragam riscos a sua imagem.

Diga-me com quem andas e eu te direi quem tu ésnunca o ditado popular fez tanto sentido, para resumir o sentido e objetivos no due diligencie.

Os benefícios do Compliance

O programa de compliance se aplicado corretamente, com seriedade e responsabilidade, evitam inúmeros transtornos no cotidiano da Empresa como:

  1. Identificação antecipada de problemas;
  2. Auxilia as empresas a resolverem erros e executar corretamente as exigências legais e com a fiscalização;
  3. Evita perdas financeiras desnecessárias, com multas e acertos rescisórios desnecessários;
  4. Atrair e reter talentos reduzindo a demissão voluntária e custos de contratação, sendo até duas vezes menores;
  5. Proteção da saúde financeira da empresa;
  6. Recuperar o dinheiro perdido com pagamento de tributos errados;
  7. Evita a perda de dinheiro, por desvios fraudulentos de funcionários;
  8. Identifica e combate fraudes e criminalidade nas empresas;
  9. Aplicação racional de recursos financeiros;
  10. Atraem clientes, fornecedores, parceiros e investidores;
  11. Tem mais conhecimento dos riscos de seus negócios, e assim promove a prevenção e mitigação;
  12. Evitar danos a boa reputação da empresa perante o mercado e a sociedade;
  13. Torna a empresa mais competitiva e exclusiva nos processos licitatórios, e nas disputas por investimentos, contratos e financiamentos.
  14. Evitar problemas de relacionamento entre os funcionários, e prevenir condutas criminosas, como o assédio moral, assédio sexual, preconceitos, discriminação e condutas antissindicais;
  15. Melhora o clima dentro da Empresa, pois incentiva os funcionários no engajamento aos objetivos empresariais, criando um ambiente de trabalho confortável e de valorização do profissional;
  16. Evitar sanções do tipo: pagamento de multas administrativas; proibição de contratar com a administração pública; suspensão ou interdição parcial de funcionamento da empresa; proibição de receber incentivos fiscais, subsídios, subvenções, doações ou empréstimos; ou até a dissolução compulsória da empresa;

Conclusão do Compliance passo a passo

Enfim, o programa de compliance é multifacetado, que engloba várias vertentes a depender da atividade preponderante de cada empresa.

De modo, que um robusto programa de compliance é necessário para que a empresa mantenha conformidade com a legislação.

Como também usufrua dos benefícios de uma nova cultura organizacional.

Em resumo, boa reputação é ser ético. Ser ético é legal!

Por fim, o empresário teve uma visão do passo a passo do Programa de Compliance, que pode ser executado em qualquer empresa, de qualquer porte.

Curta este post, compartilha com os amigos, acompanhe no Instagram @alinefonsecaadvocacia, se  inscreva aqui no Blog e receba novos conteúdos semanalmente.

Deixe uma resposta