COMPLIANCE PASSO A PASSO

Compliance passo a passo, todo o percurso das 9 etapas que compõe um programa de compliance efetivo, e demonstrar os benefícios para as empresas.

Já aproveita para conhecer melhor o Compliance Trabalhista ou Programa de Integridade.

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Assim, o compliance na ciência do Direito é multifacetado: Criminal; Tributário; Trabalhista, Ambiental, Concorrencial, Financeiro, Regulatório.

O que importa é a conformidade aos preceitos legais.

Por fim, o compliance anticorrupção, que atualmente está sendo muito demandado, devido sua obrigatoriedade de implantação pela Lei n.º 12 846/2013.

No post de hoje vamos aprender o que é o programa de compliance e as suas etapas para que seja efetivo.

Afinal o que é o programa de compliance?

Em síntese é a reunião de procedimentos para cumprir, ou estar de acordo, ou ainda em conformidade com a legislação, padrões éticos e regras de condutas específicas do setor de negócios.

Desse modo, o programa de compliance é pautado em 3 linhas de atuação: prevenção, identificação e remediação do ato ilegal no mundo empresarial, principalmente no trato com a Administração Pública (compliance anticorrupção).

Neste post será abordado as etapas do programa, os quais devem seguir os passos descritos adiante, e na ordem que será apresentada.

  1. Primeiro passo: Compromisso da Alta Direção;
  2. Segundo passo: Compliance Officer;
  3. Terceiro passo: Avaliação de riscos de compliance;
  4. Quarto passo: Código de Conduta, Políticas e Controles Internos;
  5. Quinto passo: Comunicação e Capacitação;
  6. Sexto passo: Canal de denúncias;
  7. Sétimo passo: Investigações Internas;
  8. Oitavo passo: Due Diligence
  9. Nono passo: Monitorar e Auditoria;
  10. Os 10 principais benefícios;
  11. Compliance passo a passo.

1. Primeiro passo: Compromisso da Alta Direção

O primeiro e mais importante passo é o empresário compreender os benefícios do programa de compliance para sua empresa.

Uma vez, que o empresário está consciente da importância das vantagens, todo o processo de implementação torna-se fácil.

Portanto, o apoio claro e incondicional da alta cúpula da empresa (aquele que decide, o dono, CEO, presidente) é decisivo para o sucesso do programa.

Por conseguinte, o apoio pode ser demonstrado de várias formas.

Como exemplo, através de declarações constantes no dia a dia da empresa, e com a participação da alta direção nos eventos programados pelo setor de compliance.

Portanto, não basta apenas apoiar, a alta cúpula da empresa tem que participar ativamente de implementação para garantir a efetividade.

2. Segundo passo: Compliance Officer

Em seguida, a implementação e acompanhamento do programa requer recursos financeiros e contratação de funcionários.

Ao menos, a contratação ou o remanejamento de um funcionário para assumir o papel do Compliance Officer.

Em suma, o Compliance Officer é o responsável pelo departamento de compliance, por conduzir a gestão do programa, no intuito de garantir sua efetividade.

Você sabe que um Compliance Officer ganha em média de R$ 11 MIL reais?

Fonte: https://www.vagas.com.br/cargo/compliance-officer

3. Terceiro passo: Avaliação de riscos

A tríade identificar, prevenir e remediar riscos é a base da avaliação de riscos em um programa de compliance.

Logo, é a principal função do Compliance Officer, o qual a todo momento deve atualizar os riscos que envolvem a empresas.

Após os riscos serem identificados é importante mensurar e classificar, de modo a priorizar os mais danosos.

Desta forma, a periodicidade da avaliação de riscos garante a efetividade do programa de compliance.

Em suma, a gestão dos riscos tem por finalidade manter o programa de compliance vivo e a empresa alerta dos riscos que lhe são peculiares.

4. Quarto passo: Código de conduta, Políticas e Controles Internos

Neste ponto, o Código de conduta é equivale à Constituição de um País.

De modo, consiste no arcabouço normativo das condutas internas a serem observados por todos na empresa.

Em síntese, é ainda o conjunto de direitos e deveres, o qual disciplina a conduta de todos na empresa.

Não só funcionários, mas também a direção, alta cúpula, fornecedores, parceiros e principalmente os terceirizados.

Em suma, o código é necessário para exigir de todos o compromisso com a integridade.

Já as políticas internas são as normas de temas específicos, que regulamentam o Código de Conduta.

Logo, dos mais variados temas e principalmente dos temas correlatos aos riscos que envolvem a empresa.

Como, por exemplo, a política de relacionamento com o cliente; anticorrupção; conflito de interesse; viagens, presentes e entretenimento; eventos; doações e patrocínios.

Ainda, política de investigações internas; não retaliação; uso de informações privilegiadas; descriminação e assédio; entre outros.

Ademais, os controles internos são os registros operacionais dos procedimentos adotados para monitorar a execução do programa de compliance.

Visto que garante os objetivos da empresa, ainda escrituração financeira confiável e a documentação adequada de todo o programa.

O mais importante a conformidade com as legislações brasileiras.

De modo, que este arcabouço normativo, código, políticas e controles são de responsabilidade do Compliance Officer.

5. Quinto Pilar do Compliance: Comunicação e Treinamento

Do exposto, é importante que todos na empresa conheçam o programa e sejam treinados a garantir sua execução no dia a dia.

Assim, deve ser feito comunicação e treinamento periódicos com cunho educativo para disseminação das políticas, normas, valores, condutas corretas e éticas nos negócios.

Portanto, as comunicações periódicas servem para dá publicidade e promover a interação dos colaboradores, e ainda reforçando as condutas de compliance no dia a dia da empresa.

6. Sexto passo: Canal de denúncias

O canal de denúncia é o veículo de comunicação para o público, funcionários e parceiros informarem a violação do código de conduta e políticas.

Bem como, para relatar a ocorrência de crimes nas empresas.

Logo para garantir o objetivo deste canal é importante que ele preserve o anonimato dos denunciantes.

Em função disso, a ICTS outsourcing divulgou as seguintes estatísticas a respeito dos canais de denúncias:

– 61,8% das denúncias chegam através de website;

– 70,1% das denúncias são anônimas;

– 92% dos denunciantes são colaboradores;

– 58,9% dos denunciados são líderes/gestores ou colegas de trabalho do mesmo setor.

Por conseguinte, é importante acrescer a estatística feita pela Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) maior organização antifraude do mundo.

Em sua décima edição do Report of the Nations2018 constatou que 40% das 2.690 fraudes ocorridas em 125 países, entre 2016 e 2017, foram detectadas através de canais de denúncias.

Portanto, o canal de denúncia garante a dinâmica do departamento de Compliance, e ajudar a descobrir os riscos mais eminentes, sendo extremamente importante sua implantação.

7. Sétimo passo: Investigações Internas e Reportar

Na sequência, as denúncias devem obrigatoriamente serem investigadas.

De modo, que a investigação interna é considerada o requisito mais importante do programa de compliance, e o que demanda mais atenção do Compliance Officer.

Isto é, sua importância reside no fato de ser possível acompanhar riscos obscuros que o Compliance Officer e a Auditoria externa não conseguem enxergar.

De modo que, os processos de averiguações dos fatos garantam a identificação dos responsáveis e aplicação das sanções ou medidas corretivas.

Apesar das investigações internas serem de responsabilidade do Compliance Officer, quando são conduzidas por profissionais externos proporcionam mais credibilidade e asseguram a imparcialidade dos resultados.

Reportar significa atribuir ou referir fatos, informações ou responsabilidade a alguém.

De modo, as denúncias após investigadas se concluir ter violado a legislação devem ser reportadas as autoridades competentes, para que as medidas cabíveis sejam aplicadas.

Logo, o objetivo é sanar os riscos e prevenir novos atos ilegais, também identificar onde melhorias podem ser feitas.

Ainda demostrar o compromisso da empresa com o programa de compliance e a integridade.

8. Oitavo passo: due diligence e (re)estruturação societária

Due diligence traduzida literalmente diligência, mas de forma a compreender com mais assertividade, é a diligência prévia.

Portanto, a investigação prévia da reputação, situação financeira e histórico dos parceiros de negócios, despachantes, intermediários, corretores, representantes comerciais, entre outros.

Bem como, o objetivo é evitar a responsabilização subsidiária e sucessória, ou seja, passar a ser responsável pelas ilegalidades deste terceiro.

Enfim, buscar conhecimento aprofundado do parceiro de negócios e evitar atrair para si problemas deles.

Por fim, o objetivo também é evitar que a empresa fique associada a outra empresa antiética, com histórico de práticas comerciais inaceitáveis, e que tragam riscos a sua imagem.

Diga-me com quem andas e eu te direi quem tu ésnunca o ditado popular fez tanto sentido, para resumir o sentido e objetivos no due diligencie.

Assim, o due diligenge é de extrema importância para a constituição de empresas ou reestruturação societária.

9. Nono passo: Monitorar e Auditoria

A princípio, o monitorar consiste na análise constante da documentação e informações dos controles internos para checagem da conformidade.

Assim, o monitoramento mantém a efetividade, a identificação de falhas, e pontos que merecem melhoria no programa.

De modo, que possibilita a correção das falhas de imediato e a prevenção de novos riscos.

Importante ressaltar que é válido entrevistar os colaboradores e colher sugestões.

A auditoria é o exame analítico e sistemático do contexto, e das rotinas empresariais, conforme o setor de atuação que esteja inserida a empresa.

O ambiente legal que ela atua para revelar a complexidade dos riscos que envolvem tal empresa.

Logo todo o desvio de conformidade deve ser destacado em relatório com sua respectiva recomendação para a correção.

Ainda, um plano de ação com prazo para as correções serem executadas.

Enfim, a auditoria deve ser feita de dois modos: interno pelo Compliance Officer e externo por uma auditoria independente todos os anos.

Por certo, a auditoria independente é de extrema importância, devido sua isenção.

Já que o auditor independente não está envolvido com o cotidiano e vícios da empresa.

Em síntese, o objetivo é verificar se o programa está funcionando como planejado, quais os pontos precisam de atualização para manter a efetividade.

Os 12 principais benefícios

O programa de compliance se aplicado de modo correto, com seriedade e responsabilidade, evitam inúmeros transtornos no cotidiano da empresa como:

  1. Identificação antecipada de ameaças e oportunidades;
  2. Aumenta a probabilidade de atingir os objetivos empresariais;
  3. Diminui o endividamento da empresa e os prazos de recebimento;
  4. Aumenta o ROE – retorno sob o investimento, ou seja, patrimônio líquido;
  5. Aumenta a liquidez da empresa, ou seja, a sua capacidade financeira para cobrir o passivo;
  6. Encoraja e fornece subsídios para uma gestão pró ativa, tomada de decisões e planejamento;
  7. Auxilia as empresas a resolverem erros, e executar corretamente as exigências legais e com a fiscalização;
  8. Evita perdas financeiras, com multas, e acertos rescisórios desnecessários;
  9. Proteção a saúde financeira da empresa, com aplicação racional de recursos;
  10. Recuperar o dinheiro perdido com pagamento de tributos pagos errados para mais;
  11. Evita a perda de dinheiro por desvios fraudulentos de funcionários;
  12. Identifica e combate fraudes, golpes e criminalidade nas empresas;

Ao todo já foram identificados 28 benefícios, os demais podem ser conferidos no post Compliance por quê?.

Compliance passo a passo

Enfim, o programa de compliance é multifacetado, que engloba várias vertentes a depender da atividade preponderante de cada empresa.

De modo, que um robusto programa de compliance é necessário para que a empresa mantenha conformidade com a legislação.

Como também usufrua dos benefícios de uma nova cultura organizacional.

Em resumo, boa reputação é ser ético. Ser ético correto com todos no ambiente de trabalho.

Por fim, o empresário teve uma visão do passo a passo do programa de compliance, o qual pode ser executado em qualquer empresa, de qualquer porte.

Caso precise de ajuda consulte um advogado de sua confiança.

Atenção: post informativo e não é nossa responsabilidade, atos e interpretações de terceiros.

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